DASAR ORGANISASI MERUPAKAN BAGIAN DARI MANUSIA

 Organisasi pada dasarnya merupakan tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terkendali, dengan memanfaatkan sumber daya (dana, material, lingkungan, metode, sarana, prasarana, data) dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan bersama.

            Pemikiran dasar yang dikemukakan di atas dapat dijyatakan dalam satu defenisi tentang koordinasi yaitu: di dalam organisasi harus ada keselarasan aktivitas antar satuan organisasi atau keselarasan mencapai tujuan serta sasaran kelompok. Koordinasi adalah prinsip umum di dalam semua organisasi, atau dapat pula dikatakan bahwa koordinasi, adalah prinsip pokok organisasi. Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dari adanya gejala-gejala sebagai berikut :

1.                     Petugas atau satuan-satuan organisasi sering bertengkar menurut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing dianggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi pekerjaan rangkap dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan bahan.

2.                     Petugas dan satuan-satuan organisasi saling melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain atau masing-masing merasa suatu pekerjaan tidak termasuk ke dalam ruang lingkup tugasnya.

3.                     Pembagian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar dan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan ternyata sera salah, bersimpang siur atau bahkan hasil pekerjaan yang satu saling menghapuskan hasil pekerjaan yang lain. Tanpa melaksanakan koordinasi maka tiap satuan organisasi dapat berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kesatuan arah.

Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari padanya, di antaranya:

1.                     Dengan koordinasi dapat dihindarkan pertentangan satu sama lain antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi,

2.                     Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting,

3.                     Dapat dihindarkan terjadinya penyelesaian persoalan yang berlarut-larut karena ketidakjelasan orang yang bertanggung jawab,

4.                     Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya pekerjaan rangkap terhadap sesuatu dari satuan organisasi atau pekerjaan sangkap terhadap tugas dari para pejabat,

5.                     Dapat ditumbuhkan kesadaran di antara para pejabat agar saling bantu membantu satu sama lain terutama di antara pejabat yang ada dalam satuan organisasi yang sama,

6.                     Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan pada suatu aktifitas dari satuan organisasi atau kekosongan pekerjaan pada tugas dan para pejabat,

7.                     Dapat ditimbulkan kesadaran diantara para pejabat agar saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat menghindarkan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan yang merugikan,

8.                     Dapat dijamin adanya kesatuan langkah antar para pejabat,

9.                     Dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat,

10.                 Dapat dijamin adanya kesatuan sikap antar pejabat,

11.                 Dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat.

            Dari penjelasan mengenai manfaat di atas, diharapkan bahwa dengan adanya koordinasi, jangan sampai masing-masing satuan organisasi atau para pejabat mengejar kepentingan sendiri-sendiri dan tidak memperdulikan yang lainnya.

STRUKTUR ORGANISASI

            Struktur organisasi merupakan susunan yangt terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada. Penggambaran  organisasi  dalam  satu  bagan  merupakan  suatu  hasil  keputusan  yang telah dicapai  tentang struktur organisasi yang bersangkutan. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan bagan organisasi, adalah :

1.                     Bagan organisasi dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan,

2.                     Bagan organisasi dapat memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan-hubungan yang ada di dalam perusahaan,

3.                     Bagan organisasi dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk dapat mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan. Bagan biasanya disusun secara piramidal, di bagian atas menyempit sedang di bagian bawah melebar. Bagan tersebut memperlihatkan tingkatan-tingkatan yang ada dalam perusahaan, dan pendelegasian wewenang digambarkan dengan garis lurus dan koordinasi pekerjaan digambarkan dengan garis putus-putus.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas:

1. Organisasi garis : Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan pemimpin tertinggi di dalam organisasi yang mempunyai hubungan langsung dengan bawahannya. Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada di bawah seorang pemimpin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertikal ke bawah dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada.

Kebaikan-kebaikan organisasi garis adalah:

·                        Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan,

·                        Pembagian btugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas,

·                        Adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan perintah sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan tanggung jawab,

·                        Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah.

Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah:

·                        Bentuk organisasi ini tidak fleksibel,

·                        Kemungkinan peimpin untuk bertindak otokratis besar,

·                        Ketergantungan pada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang dalam garis organisasi ″hilang″.

Bentuk Organisasi garis tersebut dapat dilihat pada gambar berikut :

2.  Organisasi garis dan staf : Dalam organisasi ini ada dua  kelompok  orang~orang  yang  berpengaruh  dalam  menjalankan  organisasi  itu, yaitu:

·                        Orang  yang  melaksanakan  tugas  pokok  organisasi  dalam  rangka pencapaian tujuan, yang digambarkan  dengan  garis  atau  lini.

·                        Orang  yang  melakukan  tugasnya  berdasarkan  keahlian yang  dimilikinya,orang ini  berfungsi  hanya untuk memberikan  saran~saran kepada unit operasional. Orang-oranng tersebut disebut staf.

Di dalam organisasi garis dan staf:

·                        Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal.

·                        Dalam melaksanakan pekerjaannya, anggota garis atau lini dapat meminta pengarahan serta informasi dari staf.

·                        Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana.

·                        Staf mempunyai pengaruh yang besxar dalam peleksanaan pekerjaan.

Organisasi ini mempunyai kebaikan, seperti :

·                        Adanya pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan penunjang.

·                        Keputusan yang diambil biasanya telah dipertimbangkan secara matang oleh segenap orang yang terdapat dalam organisasi, termasuk staf.

·                        Adanya kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dari anggota organisasi memungkinkan dikembangkannya spesialisasi keahlian.

·                        Adanya ahli-ahli dalam sstaf akan menghasilkan mutu pekerjaan yang lebih baik.

·                        Disiplin para anggota tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan bakat keahlian, pendidikan dan pengalamannya.

Sedangkan kekurangan dari organisasi ini adalah:

·                        Bagi para pelaksanaan operasional perbedaan antara perintah dan saran tidak selalu jelas.Maksudnya dalam melaksanakan tugas-tugas operasional, orang-orang lini/garis dihadapkan pada dua macam atasan, yaitu atasan yang terdapat dalam jalur komando yang mempunyai hak memerintah dan pimpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan saran, namun perlu oula ditaati karena sarannya didasarkan pada keahliannya dan wewenang fungsional.

·                        Saran serta nasihat dari staf mungkin kurang tepat atau sulit dilaksanakan, karena kurang adanya tanggung jawab terhadap pekerjaan.

·                        Pejabat garis cenderung untuk mengabaikan gagasan dari staf sehingga gagasan tersebut dapat tidak berguna.

·                        Timbulnya kekacauan bila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas.

3.  Organisasi Fungsional : Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang mendasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural, tetapi lebih pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.

Dalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggungjawabkannya pada masing-masing pejabat yang bersangkutan.

Kebaikan-kebaikan dari Organisasi Fungsional:

·                        Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dilakukan dengan baik.

·                        Spesialisasi kayawan dapat dilakukan secara maksimal.

·                        Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilaksanakan atau dijalankan.

·                        Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan fisik.

Kekurangan-kekurangan organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut:

·                        Tanggung jawab terbagi-bagi, sehinggan jika terjadi suatu masalah tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh.

·                        Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan akan membingungkan.

·                        Terjadinya saling memntingkan fungsi masing-masing menyebabkan koordinasi yangn bersifat menyeluruh sukar dijalankan.

·                        Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukart dilakukan, karena anggota organisasi terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu.

4.    Organisasi Komite/Panitia : Pendapat dari sekumpulan orangn biasanya akan lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang. Cara yangn terbaik utntuk menimbulkan kerja sama dari kelompok orang adalah dengan membentuk satu kelompok tetap yang disebut komite.

Komite adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan oranng yang diberi kekuasaan tertentu dan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama.

Dengan adanya  komite,diharapkan akan dapat  menghilangkan iri hati atau pertentangan  diantara anggota kelompok dan dapat dihindari hambatan~hambatan yang timbul akibat adanya perintah-perintah yang simpang siur antara pimpinan yang setingkat.

Komite dapat dibagi atas 4 (empat) macam, yaitu;

·                        Komite yang mempunyai kekuasaan penuh untuk bertindak (biasanya terdapat pada tingkatan institusional).

·                        Komite yang tidak mempunyai kekuasaan, tetapi mempunyai hak untuk menolak (hak veto).

·                        Komite penasihat.

·                        Komite pendidikan yang merupakan kelompok diskusi.